Dlaczego system EZD RP wymaga stałej opieki?
EZD RP to żywy system: instytucja się zmienia, pracownicy przychodzą i odchodzą, pojawiają się nowe wymogi prawne, NASK wypuszcza aktualizacje, integracje wymagają utrzymania. Bez regularnej opieki konfiguracja się dezaktualizuje, uprawnienia się nakładają, a problemy narastają miesiącami zanim ktoś je zauważy.
Większość instytucji nie ma wewnętrznego specjalisty EZD. Administrator IT ogarnia infrastrukturę, ale nie zna niuansów konfiguracji systemu. Kancelaria wie jak obsługiwać pisma, ale nie wie dlaczego coś nie działa. To właśnie ta luka jest moją rolą.
Co obejmuje stałe utrzymanie?
Zarządzanie konfiguracją
- Uprawnienia i użytkownicy – dodawanie nowych pracowników, zmiana ról, dezaktywacja odchodzących
- Struktura organizacyjna – aktualizacja po reorganizacjach, zmianach regulaminu
- Szablony dokumentów – tworzenie i aktualizacja szablonów pism, decyzji, zaświadczeń
- Słowniki i JRWA – rozbudowa i aktualizacja klasyfikacji akt
Integracje i aktualizacje
- Monitoring integracji z ePUAP, e-Doręczeniami i KSeF
- Wdrażanie aktualizacji systemu – weryfikacja na środowisku testowym, wdrożenie na produkcję
- Diagnoza i naprawa problemów po aktualizacjach
Wsparcie bieżące
- Odpowiedzi na pytania i problemy użytkowników i administratorów
- Diagnoza nieprawidłowości w obiegu dokumentów
- Doradztwo przy nowych procesach – jak najlepiej skonfigurować dany przypadek w systemie
Jak wygląda współpraca w ramach stałej opieki?
Warunki stałej opieki ustalam indywidualnie z każdą instytucją po wstępnej rozmowie i audycie systemu. Zakres, częstotliwość kontaktu i czas reakcji zależą od wielkości instytucji i tego, jak intensywnie korzysta z EZD.
Klienci w stałej współpracy mają priorytet i z góry ustalony czas reakcji. Piszą bezpośrednio – nie przez formularz, nie przez helpdesk, nie do skrzynki zbiorczej.
Dla kogo ta usługa?
Stałe utrzymanie sprawdza się najlepiej dla instytucji, które mają wdrożony EZD i chcą żeby system rozwijał się razem z nimi, a nie stał w miejscu. Szczególnie warto rozważyć tę formę współpracy gdy instytucja nie ma wewnętrznego specjalisty EZD, gdy pojawiają się regularne problemy z systemem albo gdy zbliżają się zmiany organizacyjne wymagające konfiguracji.