Kiedy audyt EZD RP ma sens?
Większość instytucji z wdrożonym EZD RP ma poczucie, że system nie pracuje na pełnych obrotach – ale nie wiedzą gdzie konkretnie leży problem. Audyt jest odpowiedzią na to pytanie: wchodzę w konfigurację, sprawdzam stan faktyczny i wskazuję co wymaga uwagi.
Audyt ma sens w trzech sytuacjach: gdy instytucja właśnie zakończyła wdrożenie i chce mieć pewność że wszystko jest poprawnie skonfigurowane; gdy system działa od jakiegoś czasu ale pojawiają się problemy lub skargi użytkowników; gdy instytucja planuje rozszerzenie lub zmianę zakresu i chce wiedzieć od czego zacząć.
Co sprawdzam podczas audytu?
Konfiguracja techniczna
- KUiP – uprawnienia użytkowników, profile, przypisania do komórek organizacyjnych
- Struktura organizacyjna – zgodność z aktualnym regulaminem instytucji
- JRWA – poprawność klasyfikacji, kompletność, aktualizacja
- Składy chronologiczne – konfiguracja, przypisania, stan dokumentów
- Integracja z ePUAP – działanie skrzynki podawczej, obsługa korespondencji
- e-Doręczenia – status integracji, obsługa wpływających doręczeń
- KSeF – jeśli dotyczy: konfiguracja obsługi faktur elektronicznych
- Aktualizacje systemu – czy instytucja jest na aktualnej wersji i czy aktualizacje są wdrażane poprawnie
Obieg dokumentów i kancelaria
- Proces rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- Dekretacja i przepływ spraw między komórkami
- Obsługa pism wewnętrznych
- Punkty kancelaryjne i ich konfiguracja
- Odwzorowanie cyfrowe – skanowanie i pieczęć wpływu
Strona merytoryczna
Poza oceną techniczną sprawdzam też czy konfiguracja systemu odpowiada rzeczywistym procesom instytucji – czy JRWA jest faktycznie używane, czy uprawnienia są przypisane zgodnie z zakresem obowiązków, czy pracownicy wiedzą jak obsługiwać typowe sytuacje.
Co dostajesz po audycie?
Wynikiem audytu jest dokument z konkretnymi rekomendacjami. Nie lista wszystkich możliwych usprawnień, lecz priorytety: co wpływa na bezpieczeństwo lub zgodność z przepisami, co blokuje pracę użytkowników, co można poprawić stosunkowo łatwo i jakie są kolejne kroki.
Audyt może być punktem wyjścia do dalszej współpracy w ramach stałego utrzymania i rozwoju, ale nie jest do tego zobowiązany. Instytucja może wdrożyć rekomendacje samodzielnie lub zdecydować co zleć na zewnątrz.
Dlaczego warto mieć spojrzenie z zewnątrz?
Osoby, które na co dzień pracują z systemem, często nie widzą jego słabych punktów – po prostu nauczyły się wokół nich działać. Przychodzę bez uprzedzeń, z wiedzą o tym jak EZD RP działa na dziesiątkach różnych instytucji. To pozwala mi szybko zidentyfikować miejsca, które wymagają uwagi.