Po co analiza przedwdrożeniowa?
Wdrożenie EZD RP to nie jest kwestia instalacji systemu – to zmiana sposobu pracy całej instytucji. Instytucje, które wchodzą w wdrożenie bez przygotowania, kończą z systemem skonfigurowanym na szybko, JRWA niedostosowanym do rzeczywistości i pracownikami, którzy wracają do papierowych nawyków.
Analiza przedwdrożeniowa pozwala to uniknąć: zanim cokolwiek zostanie skonfigurowane, wiadomo jak instytucja działa, czego potrzebuje i jakie decyzje trzeba podjąć przed startem.
Co obejmuje analiza?
Ocena gotowości organizacyjnej
- Analiza struktury organizacyjnej instytucji i jej wpływu na konfigurację EZD
- Ocena aktualnego obiegu dokumentów – co wejdzie do systemu, co zostanie poza nim
- Przegląd JRWA – czy aktualny wykaz akt jest gotowy do użycia w EZD
- Identyfikacja kluczowych użytkowników i administratorów systemu
Wybór modelu wdrożenia
EZD RP jest dostępne w dwóch modelach: jako usługa w chmurze NASK (SaaS) lub jako instalacja na własnej infrastrukturze (on-premise). Oba mają inne wymagania, koszty i ograniczenia. Pomagam ocenić, który model jest lepszy dla danej instytucji, biorąc pod uwagę zasoby IT, wymagania bezpieczeństwa i plany rozwoju.
Zgłoszenie do NASK
Aby uzyskać dostęp do EZD RP, instytucja musi przejść przez formalny proces zgłoszeniowy do NASK. Obejmuje on wypełnienie ankiety organizacyjnej, podpisanie umowy i szereg kroków administracyjnych. Znam ten proces z obu stron (jako pracownik NASK i jako konsultant instytucji) i pomagam go przeprowadzić sprawnie.
Dokumentacja
Analiza kończy się dokumentem, który instytucja może wykorzystać jako podstawę do wdrożenia – własnego lub prowadzonego z zewnętrznym wykonawcą. Dokument zawiera ocenę stanu obecnego, rekomendacje dotyczące konfiguracji i listę decyzji do podjęcia przed startem.
Czy analiza musi poprzedzać wdrożenie ze mną?
Nie. Analiza przedwdrożeniowa jest samodzielną usługą. Instytucja może ją wykorzystać do wdrożenia z dowolnym wykonawcą lub samodzielnie. Naturalnym krokiem po analizie jest wdrożenie, ale nie jest to warunek konieczny.
Jeśli instytucja planuje wdrożenie ze mną, analiza jest najczęściej pierwszym etapem tej współpracy – po niej wiem dokładnie co i w jakiej kolejności konfigurować.